Introducción

Solvay reconoce y apoya los intereses de privacidad de todas las personas, y respeta esos intereses cuando recopila y trata Información personal. Concretamente, Solvay respeta la privacidad de sus clientes, proveedores y empleados y otras personas con las que Solvay lleva a cabo interacciones comerciales. Además de las restricciones y obligaciones que figuran en la presente Política, Solvay cumple con la legislación nacional aplicable que protege la privacidad de la Información personal, incluido el Reglamento general de protección de datos de la UE 2016/679, que entra en vigor el 25 de mayo de 2018, y todas las leyes y reglamentos de las jurisdicciones en las que Solvay desarrolla su actividad comercial.

Alcance

La presente Política se aplica a
(1) Información personal que se recopila, mantiene, utiliza o trata de otro modo por parte de cualquier Unidad de negocio global, Función/Actividad de soporte empresarial o Filial de Solvay. Esta Política tiene carácter global y se aplica a todas las instalaciones de Solvay. Constituye el fundamento imprescindible para el uso de Datos personales y solo puede sustituirse por reglamentos nacionales más estrictos.
(2) La Información personal en cualquier formato, incluidos los registros informatizados y la información electrónica, al igual que los archivos impresos; y
(3) la Información personal que Solvay recopile y utilice para sus propios fines comerciales.
En algunos casos, Solvay trata Información personal perteneciente a otras compañías, concretamente en el marco de Acuerdos transitorios de prestación de servicios. En estos casos, Solvay protegerá la Información personal cumpliendo con esta Política, respetará todas las leyes que regulan la información y la utilizará exclusivamente según haya autorizado el titular de los datos tal como se haya establecido específicamente en un Acuerdo transitorio de prestación de servicios.
Las condiciones de la presente Política también deben aplicarse a los agentes y contratistas que tratan y gestionan Información personal en nombre de Solvay.

Definiciones

Para los fines de la presente Póliza, se aplicarán las siguientes definiciones:
“Información personal” (o información de la persona) – también denominada Información Personalmente Identificable (IPI) o Datos personales – significa cualquier información que pueda utilizarse para identificar a una persona directa o indirectamente. Incluye cualquier información que permite la identificación de una persona, bien a partir de dichos datos por sí solos o a partir de dichos datos y otros que estén disponibles o es probable que lo estén, como su nombre, domicilio, correo electrónico, número de identificación, salario e información sobre prestaciones. No se hace distinción entre Información personal sobre una persona en sus funciones privadas, públicas o laborales, dado que todas están cubiertas por la presente Política.

“Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones que se realizan sobre la Información personal, ya sea mediante medios automatizados o no, como la recopilación.
“Información personal sensible” significa Información personal que revele afecciones médicas o de salud, origen étnico o racial, opiniones políticas, creencias religiosa o filosóficas, afiliación a sindicatos o información que especifique la vida sexual u orientación sexual de la persona.

Principios de privacidad

(1) Recopilación o uso de datos – Fines
Solvay recopila y utiliza la Información personal para apoyar e impulsar sus actividades empresariales. Solvay trata la Información personal exclusivamente con fines limitados, explícitos y legítimos, y siempre de conformidad con la legislación aplicable. Entre los tipos de información y los fines para los que recopilamos Información personal se encuentran:
Para los Empleados
Solvay recopila y utiliza la Información personal necesaria para procesos de recursos humanos y laborales de los empleados actuales y potenciales y contratistas independientes.
Para Clientes, Vendedores, Proveedores y Subcontratistas
Si bien nuestros clientes, vendedores, proveedores y subcontratistas son en su mayoría, compañías, Solvay recopila Información personal sobre personas empleadas por ellos. Esta información de contacto empresarial y otros datos personales se utilizan para gestionar acuerdos comerciales actuales y futuros.

Otros

Puede recopilarse, utilizarse y divulgarse Información personal adicional para los fines para los que fue recopilada y por motivos de conformidad legal, incluida la información normativa, la investigación de alegaciones de infracciones, y la gestión y la defensa de acciones y reclamaciones legales, así como el cumplimiento de citaciones, órdenes judiciales y otras obligaciones legales. Por ejemplo, es posible que recopilemos información sobre personas que visitan nuestras instalaciones.
Solvay recopila esta información exclusivamente de manera legítima y razonable.
(2) Notificaciones de privacidad – Transparencia
En caso necesario, Solvay informa a las personas sobre el tratamiento que se da a su información y también la pone a su disposición bajo petición. Concretamente, sus avisos de privacidad incluyen:
● el tipo de información que recopilamos;
● los fines para los que recopilamos Información personal;
● los tipos de partes a quienes revelamos Información personal;
● las garantías de privacidad e información que empleamos; y
● el modo de acceder, corregir o eliminar Información personal (si procede).
Solvay también ofrece transparencia en cuanto a las transferencias internacionales de información. En la medida de lo posible, los avisos de privacidad incluyen información sobre el modo en que puede utilizarse la Información personal en el Grupo Solvay y por parte de terceros, los fines de dichas transferencias, los posibles destinatarios y las garantías que Solvay aplica para contribuir a garantizar un nivel de protección adecuado para la información objeto de la transferencia.
(3) Legalidad e imparcialidad del tratamiento
Solvay trata Información personal de manera legal e imparcial en relación con la persona. Esto implica que todo el tratamiento se basa en motivos legítimos, como la necesidad del tratamiento para i) la elaboración o ejecución de un contrato con la persona, ii) el cumplimiento de una obligación legal impuesta a Solvay, iii) la protección de intereses vitales para la persona, iv) la realización de una tarea ejecutada en interés público o v) intereses legítimos perseguidos por Solvay o por un tercero, excepto cuando dichos intereses queden anulados por los intereses o los derechos y libertades fundamentales de la persona que exijan la protección de la Información personal.
Asimismo, cuando se requiera el consentimiento de la persona para la recopilación, el uso o la divulgación de Información personal por ley, contrato o acuerdo, Solvay deberá recibir dicho consentimiento antes de producirse el tratamiento o la transferencia de la Información personal.
(4) Información sensible
Existen determinados tipos de Información personal que Solvay considera especialmente sensibles y para los que ofrece un nivel de confidencialidad y protección de la privacidad adicional y adecuado. Solvay solo recopilará y utilizará esta Información personal sensible cuando exista una base jurídica, cuando la persona haya prestado su consentimiento o cuando existan motivos comerciales concluyentes si la ley lo permite.
(5) Exactitud de la información
Solvay utiliza medios razonables para mantener la exactitud, la integridad y la actualidad de la Información personal de manera razonable, según se necesite para los fines para los que fue recopilada.
(6) Comunicación de la información

Comunicación interna

En términos generales, la Información personal puede compartirse en el seno de Solvay, cuando la ley lo permita para fines corporativos razonables y apropiados. No obstante, incluso en el seno de Solvay, el acceso a la Información personal está limitado a aquellos empleados, agentes o contratistas que necesitan acceder a ella para llevar a cabo las funciones que se le han asignado.

Comunicación externa

La comunicación de Información personal más allá de los empleados, agentes o contratistas de Solvay puede hacerse exclusivamente del modo permitido o exigido por la ley o los procesos legales, o con arreglo a un acuerdo, necesidad empresarial o con el consentimiento de la persona. En particular:

Empleados

Solvay puede comunicar Información personal sobre trabajadores y empleados a una serie de terceros que prestan servicios a sus empleados, como la gestión de prestaciones o el pago de salarios.

Todas las personas

La Información personal siempre puede comunicarse al hilo de iniciativas de conformidad legal, en respuesta a una solicitud gubernamental de información o en el marco de la debida diligencia, la negociación y la celebración de una venta o transferencia parcial o total de nuestros negocios.

(7) La ubicación de Información personal y la transferencia internacional
La Información personal puede almacenarse y tratarse en las sedes nacionales, regionales o mundiales de Solvay, en las instalaciones de una filial de Solvay o de nuestros proveedores de servicios, en uno o más de nuestros centros de datos internacionales y en la nube a través de nuestros proveedores de servicios, siempre con arreglo a la legislación aplicable.
La presencia internacional de Solvay engloba un gran número de transferencias de Información personal entre distintas entidades de Solvay, así como a otros terceros ubicados en diversos países. Solvay se esfuerza por garantizar que se apliquen las debidas garantías para proteger dichas transferencias de información de conformidad con la legislación aplicable.
(8) Protección de la Información personal
Para contribuir a la protección de la confidencialidad de la Información personal, Solvay emplea garantías de seguridad acordes a la sensibilidad de la información. Estas garantías incluyen medidas razonables de carácter administrativo, técnico y físico para proteger la confidencialidad y la seguridad de la Información personal frente a amenazas anticipadas y accesos no autorizados a la Información personal. Solvay también mantiene un programa efectivo de gestión de violaciones e incidencias relacionadas con la Privacidad y la Protección de datos. Cuando lo exija la ley vigente, Solvay denunciará las violaciones de Información personal ante las autoridades competentes o informará a la persona afectada.
(9) Acceso y corrección – Derechos de las personas
Por lo general, Solvay dará a las personas la oportunidad de examinar su propia Información personal bajo petición, confirmar la exactitud e integridad de su Información personal y mantenerla actualizada, si procede. Solvay ofrece a las personas una oportunidad razonable de oponerse a la recopilación, el uso y la comunicación de su Información personal.
(10) Retención
Solvay se esfuerza por no retener la Información personal durante más tiempo del que permite la legislación aplicable.

Responsabilidades

Es responsabilidad de todos los empleados contribuir a la protección de la Información personal actuando conforme a esta Política. Cada empleado también es responsable de ayudar a garantizar que la Información personal que mantiene Solvay sea precisa y esté actualizada.
Solvay ha establecido una Oficina de Privacidad y Protección de datos que se encarga de coordinar los esfuerzos de cumplimiento de la privacidad de Solvay y de desplegar una formación y comunicación efectivas relacionadas con esta Política. Cuando así lo exija la legislación nacional, Solvay nombrará Encargados de la Protección de datos a escala nacional o local.
Es responsabilidad de cada Unidad de negocio global, Función/Actividad de soporte empresarial o Filial de Solvay, y de todos los empleados garantizar el cumplimiento de esta Política al tratar Información personal y comunicar a la Oficina de Privacidad y Protección de datos cualquier incumplimiento o violación.
La Oficina de Privacidad y Protección de datos se encarga de definir y actualizar esta Política.
Cualquier violación de esta Política puede provocar la aplicación de las acciones pertinentes, que incluyen medidas disciplinarias, medidas de mitigación e interrupción de las relaciones comerciales, con sujeción y arreglo a la legislación vigente.